Il est dans l’air du temps que de vouloir tout transformer en un support numérique. C’est le cas pour les entreprises de leurs archives. On y voit tout de suite un intérêt dans l’accessibilité des données ou encore leur pérennité sous le format d’un fichier informatique. Néanmoins, il faut garder à l’esprit que l’archivage numérique a ses avantages et ses inconvénients. On en fait le tour.
Les avantages de l’archivage numérique pour votre entreprise
Le gain de place
Sauvegarder ses archives sous un format numérique réduit énormément l’espace de stockage dont vous aurez besoin. Vous passez de rayonnages entiers à de simples disques durs d’ordinateurs, ou un serveur informatique. Le gain de place est tout simplement énorme et peut être affecté à une utilisation autre.
Un accès instantané
Un document correctement archivé sous forme numérique est un document instantanément accessible, car il sera rangé là où il doit l’être. De plus, ses tags, ou mots-clés, permettent de les retrouver en un instant où une archive papier peut vous mobiliser des heures durant. Chaque document peut aussi se voir attribuer des règles d’accessibilité afin d’en limiter l’accès aux seules personnes autorisées.
La solution la plus sécurisée
Archiver des données sous une forme numérique, c’est s’offrir une protection pérenne pour ses documents. Un fichier informatique, d’autant plus si la sauvegarde se fait dans le Cloud, ne craint pas l’eau ni le feu ou encore le vol. Ainsi, à partir du moment où vous prenez des mesures de sécurité informatique, vos données sont parfaitement protégées, et pour une durée indéterminée.
Les limites de la sauvegarde informatique de vos archives
L’obsolescence des systèmes informatiques
Il faut tenir compte du fait que la technologie évolue. Vos sauvegardes peuvent aussi en pâtir. Certains formats peuvent perdre en popularité, et finir par ne plus avoir de logiciels adaptés. Vous vous retrouvez donc avec la sauvegarde informatique dépendant du système sur lequel vous avez fait la sauvegarde, et dépendant des logiciels utilisés. Si un PDF paraît assez universel, il existe et il a existé de nombreux autres systèmes qui ont été oubliés depuis. La maintenance est donc le maître mot pour continuer à utiliser vos sauvegardes sans limites de temps.
Les cybermenaces
Vous devez mettre vos données à l’abri des menaces de piratage. Le vol de vos fichiers informatiques, ou un vol contre une rançon, sont des menaces aujourd’hui courantes et qui peuvent toucher n’importe quelle entreprise. Il y a donc un investissement à faire pour protéger vos données auprès de spécialistes de la cybersécurité.
Coût initial et coût de la maintenance
Archiver ses documents sous forme papier coûte cher. Il en va de même pour l’archivage numérique qui demande aussi un certain investissement. Il faut transformer les documents papier en format numérique, puis avoir le matériel de stockage. Il peut se faire via un service en ligne, mais qui sera évidemment payant lui aussi. Enfin, des coûts de maintenance informatique sont à prévoir si vous stockez vous-même vos données.
